財務(wù)部：審批支付簡單化，對應(yīng)疫情更高效
疫情對企業(yè)傳統(tǒng)工作模式造成強烈沖擊，在財務(wù)方面表現(xiàn)尤為明顯，不少中小企業(yè)營運資金壓力倍增。對加特可廣州這樣的大型企業(yè)而言，雖說有著強大的財務(wù)風(fēng)控能力，但疫情依然激發(fā)了財務(wù)團隊在工作中的新思考、新行動。如何在特殊時期保證審批支付流程如日常般推進，甚至更高效，他們通過實踐，發(fā)現(xiàn)了簡單化、電子化的渠道。
特殊時期，打破原有工作方式
加特可廣州財務(wù)團隊的許多工作，都需要在公司內(nèi)利用特定機器、特定系統(tǒng)操作完成，供應(yīng)商、客戶等各類款項的支付與回收，在疫情期間需要正常進行，同時還要完成內(nèi)部各部門款項、員工工資的支出。
因此，財務(wù)團隊從“人、機、料、法”四個方面緊急應(yīng)對，將業(yè)務(wù)內(nèi)容簡單化、電子化。
“人”方面，由于疫情管控，無法全員到崗，因此團隊通過企業(yè)微信等電子化的通訊工具，開展“云辦公”。
“機”方面，在財務(wù)的常規(guī)管理工作里，小長假期間，關(guān)鍵崗位會提前申請外帶電腦回家，以對策臨時緊急業(yè)務(wù)。由于疫情暴發(fā)剛好是春節(jié)期間，這部分員工已帶電腦回家從而保證了相關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展。
“料”方面，由于財務(wù)工作的保密性和合法合規(guī)要求，部分業(yè)務(wù)必須在公司特定專用設(shè)備和特定系統(tǒng)上完成，只能讓關(guān)鍵人員回崗，全權(quán)應(yīng)對。例如，此前一個付款流程，要涉及五六位人員，疫情期間支付業(yè)務(wù)處理團隊在獲得合規(guī)授權(quán)后，將部分權(quán)力適當下放，由兩個關(guān)鍵人員現(xiàn)場完成，加快了審批節(jié)奏，同時也減少了員工的聚集。
“法”方面，此前無論何種付款類型，都需要業(yè)務(wù)部門提交紙質(zhì)原始資料，再由財務(wù)完成后續(xù)一系列審批、支付等流程。疫情期間無法得到紙質(zhì)原件，財務(wù)團隊便改變思路，特事特辦，通過郵件進行審批，業(yè)務(wù)部門在確保資料真實性的基礎(chǔ)上，將原件掃描，發(fā)送至財務(wù)人員郵箱，再經(jīng)過正常審批流程，完成后交付銀行支付款項。（回歸常態(tài)后，紙質(zhì)原始資料依然要交回財務(wù)審核，以保證合法合規(guī)）
電子化與簡單化的應(yīng)用，保障了疫情期間的工作效率與資金安全、信息管理安全。有員工稱贊“工資支付沒有一天延誤，感覺加特可廣州很給力”，在財務(wù)團隊看來，這亦是對他們工作的肯定。
責(zé)任與對策，讓資金鏈正常運轉(zhuǎn)
眾所周知，資金鏈是企業(yè)的生命線。疫情之下，要完成業(yè)績結(jié)算、款項收付、政府報表及稅報等核心業(yè)務(wù)，很多事項離不開銀行的協(xié)作。
2020年春節(jié)假期前，財務(wù)和營業(yè)提前確認，部分客戶的款項將在春節(jié)期間支付。疫情的突發(fā)，讓款項回收成為了一大難題。此時，員工還在假期，銀行同樣也只有一兩位員工值班，因此財務(wù)團隊和銀行工作人員反復(fù)溝通款項的回收難點，提前做好風(fēng)控預(yù)案，讓公司的資金得以正常周轉(zhuǎn)，“直到這筆錢進來后，大家心里的石頭才落了地?！必攧?wù)部資金團隊的同事說。
和銀行長期打交道，財務(wù)團隊會和銀行做系列風(fēng)險預(yù)案對策。疫情期間的頻繁對接，讓銀行對加特可廣州財務(wù)風(fēng)險管控的前瞻性充滿贊賞與敬佩：在他們看來有許多用不了、批不了、審批達不到、緊急情況對應(yīng)不了的情況，加特可廣州都有對策，且超乎他們想象。
疫情帶來的新思考
雖然疫情防控進入常態(tài)化，一系列工作流程重回正軌，但此番沖擊，也給財務(wù)團隊在工作方式上帶來了新的思考。
遇上人員隔離等特殊情況時，如何保證溝通的順暢與業(yè)務(wù)的高效？財務(wù)團隊一直在實踐，如平時在保證自身業(yè)務(wù)的情況下，會將部分業(yè)務(wù)交叉進行，讓每個人都能熟知他人業(yè)務(wù)，確保在特殊時期，能用最少的人，處理最多的業(yè)務(wù)量。
相信疫情帶來的不僅是新思考，還會埋下更多工作方式改革的種子，從而使加特可廣州的財務(wù)管理體系更完備、財務(wù)管理能力再提升，也讓企業(yè)運營更安全、更穩(wěn)定。
