在日前結(jié)束的FY22 DX優(yōu)秀事例發(fā)表會(huì)上，來自人事部的李一怡以課題《新培訓(xùn)系統(tǒng)的DX進(jìn)化》成功摘得一等獎(jiǎng)。
對(duì)于她的這次DX課題，許多人不吝贊美之詞：DX委員會(huì)戲稱，視頻可以直接掛在網(wǎng)上當(dāng)知識(shí)付費(fèi)產(chǎn)品；部分共同參與發(fā)表的員工稱，看了她的課題才明白，DX不是在原有業(yè)務(wù)上的縫縫補(bǔ)補(bǔ)，而是重新創(chuàng)造價(jià)值的工具；使用過系統(tǒng)的學(xué)員也表示，直觀、便捷、好用，堪稱標(biāo)桿系統(tǒng)。
收到如此多的正向反饋，李一怡到底做對(duì)了什么？
敢于打破重構(gòu)
加特可廣州首次搭建培訓(xùn)管理系統(tǒng)，是2017年左右，但隨著環(huán)境的變化和業(yè)務(wù)的發(fā)展，系統(tǒng)逐漸出現(xiàn)架構(gòu)不完善、功能掣肘、使用體驗(yàn)感變差等問題。是沿用現(xiàn)系統(tǒng)還是導(dǎo)入新系統(tǒng)？問題擺在眼前。但不管是沿用還是導(dǎo)入，都需要大筆的預(yù)算，前有狼、后有虎，培訓(xùn)面臨兩難的局面。
2021年，加特可廣州正式提出“加速DX”的戰(zhàn)略，深知培訓(xùn)系統(tǒng)痛點(diǎn)的李一怡，迅速將目標(biāo)瞄準(zhǔn)了這套如今看來已頗為落伍的培訓(xùn)系統(tǒng)。經(jīng)過和DX委員會(huì)的溝通，她驚喜地發(fā)現(xiàn)，重構(gòu)培訓(xùn)系統(tǒng)的想法，能在道一云等低代碼平臺(tái)上完美付諸實(shí)踐。
2021年6月，她將想法跟領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了匯報(bào)，順利通過；同年9月，開始在道一云平臺(tái)搭建系統(tǒng)，僅用時(shí)3個(gè)月便成功搭完；2022年2月，新培訓(xùn)系統(tǒng)開始小范圍試用，同年4月全公司展開（和舊系統(tǒng)并行），同年7月正式上線。
截至課題發(fā)表，新系統(tǒng)節(jié)約工時(shí)效果明顯，累計(jì)節(jié)省紙張2119張，需更新的Excel表從33個(gè)降至10個(gè)，極大提升了培訓(xùn)管理的效率，提升了學(xué)員及講師等使用者的滿意度。
以用戶視角思考DX產(chǎn)品
新系統(tǒng)的上線，表面看似一帆順風(fēng)，背后卻是反復(fù)糾結(jié)、處處崩潰。
第一次榮升“DX產(chǎn)品經(jīng)理”，有太多超乎李一怡想象的內(nèi)容，最大的兩個(gè)難題就是“理清需求”和“標(biāo)準(zhǔn)化”。
按舊的工作方式，培訓(xùn)全流程有140步，能用系統(tǒng)完成的僅12步，需手工作業(yè)的有128步，數(shù)字化率低至9%。
“真的需要這么多步驟嗎？對(duì)客戶無價(jià)值的內(nèi)容，是否可以果斷舍棄？”帶著這樣的想法，她重新打磨了流程，用替換、刪除、整合等方法，將140步精簡為47步。如履歷生成，此前要22步，純手工作業(yè)；如今可以在系統(tǒng)上自動(dòng)生成，5步驟、0紙張。再如評(píng)價(jià)流程，也從11步簡化為3步，評(píng)價(jià)完就可以自動(dòng)計(jì)算分?jǐn)?shù)，很多講師在使用后，紛紛稱贊：“沒想到可以實(shí)現(xiàn)這么大的轉(zhuǎn)變?！?/p>
標(biāo)準(zhǔn)化更是重中之重。每個(gè)人做事方式不一，導(dǎo)致不同培訓(xùn)體系經(jīng)常出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，如培訓(xùn)后作業(yè)的完成，間接員參訓(xùn)后完成一份作業(yè)即可；但直接員不單要完成一份作業(yè)，還有額外的“教育課題書”要交，導(dǎo)致多次提交、多次審批，流程極度繁瑣。
“這個(gè)時(shí)候，我們必須要跳出來，思考流程、標(biāo)準(zhǔn)是否合理，多站在用戶角度去考慮，是否簡單、是否有價(jià)值，才不容易形成路徑依賴?！?/p>
李一怡舉例道，比如一個(gè)簡單的掃碼簽到，背后就有多次的討論和說服?！拔耶?dāng)時(shí)提議改成線上簽到，就有同事?lián)膯T工會(huì)不會(huì)作弊。晚上我回到家，仔細(xì)思考，大家擔(dān)心作弊是有道理的，但即便是手簽，也可以作弊，只要做好風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的防范，很多問題都可以規(guī)避，尤其一些舞弊行為是個(gè)例，不能因?yàn)閭€(gè)案的存在而抹殺全案的價(jià)值?！敝匦聟R報(bào)后，最終領(lǐng)導(dǎo)同意了她的提議。
類似的小故事還有很多：如課程檔案的臺(tái)賬數(shù)量龐大，從57個(gè)字段精簡到34個(gè)；每個(gè)課程的編號(hào)，從隨時(shí)更改變?yōu)橛谰霉潭ǎ慌嘤?xùn)履歷中的出勤結(jié)果，也由原來細(xì)分的8種情況精簡為非是即否?！斑@些標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)果，都是我們一點(diǎn)點(diǎn)挖出來、一步步協(xié)商找出的最優(yōu)解。”在系統(tǒng)頁面設(shè)計(jì)方面，也是站在用戶的角度進(jìn)行考慮的，力求簡潔、直觀。李一怡的目的，就是希望員工使用這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，像使用微信一樣，不用過多解釋，沒有學(xué)習(xí)成本，新系統(tǒng)確實(shí)做到了。
“我也經(jīng)常被系統(tǒng)開發(fā)人員問，這個(gè)需求是否合理？”作為“DX產(chǎn)品經(jīng)理”，李一怡和系統(tǒng)開發(fā)人員可謂相愛相殺，如現(xiàn)場員工報(bào)名必須由工長來完成，系統(tǒng)開發(fā)人員曾質(zhì)疑其合理性，這時(shí)就需要立足實(shí)際，從雙方視角來考慮如何完成這一功能，“我記錄了大概有300-400條問題，經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)跑不動(dòng)的情況，磨合必不可少。但很開心的是，最終我們以必勝的信念完成了系統(tǒng)的搭建，如今我們都說這是難能可貴的‘戰(zhàn)友情’。”
經(jīng)歷推動(dòng)成長
2022年9月，F(xiàn)Y22優(yōu)秀事例發(fā)表會(huì)開始征集課題，李一怡聽聞消息后立即報(bào)名了。
這次發(fā)表，是不同于以往的視頻形式，類似微課大賽。新系統(tǒng)上線后大家都很滿意，但如何以通俗易懂、去粗取精的方式，提煉出課題和DX強(qiáng)關(guān)聯(lián)的精華內(nèi)容，也非?？简?yàn)個(gè)人水平。
“一開始我做的版本缺了一些微課的感覺，整個(gè)內(nèi)容的呈現(xiàn)形式也是平平無奇，后來部門同事楊娟伸出援手，經(jīng)過她美化后的PPT特別好看，這次一等獎(jiǎng)她有巨大的功勞；DX委員會(huì)也給了我指引和點(diǎn)撥，他們說要像新聞發(fā)布會(huì)一樣，把最吸引眼球的內(nèi)容展示出來，一下就點(diǎn)醒了我?！崩钜烩f，雖然參賽過程并無別致，但從中學(xué)到的發(fā)表方法卻相當(dāng)寶貴。
新培訓(xùn)系統(tǒng)的上線，對(duì)李一怡而言不是終點(diǎn)，正如后來在系統(tǒng)上新增線上學(xué)習(xí)平臺(tái)入口一樣，她的變革永遠(yuǎn)在路上。履職“DX產(chǎn)品經(jīng)理”的經(jīng)歷更讓她相信，好的種子，只要真心去灌溉，一定可以成長為想要的樣子，新培訓(xùn)系統(tǒng)如此，其他亦如此。